Divisi.id – Meskipun menghadapi kendala dalam aktivitas pengarsipan, Dinas Kesehatan (Dinkes) Kalimantan Timur (Kaltim) berencana untuk menyelenggarakan keteraturan arsipnya pada tahun mendatang.

Peran arsiparis yang bertugas di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kaltim, memiliki kepentingan yang signifikan dalam mendukung keteraturan arsip.

Para arsiparis tersebut bertanggung jawab atas pusat penataan dan manajemen pengarsipan di OPD sebelum arsip diserahkan ke lembaga kearsipan daerah atau Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kaltim.

Dikarenakan kekurangan tenaga arsiparis di banyak OPD di Kaltim, kegiatan pengarsipan mengalami keterbatasan.

Banyak OPD bahkan belum menjalankan proses penataan dan pengelolaan arsip di tingkat mereka.

Baca Juga:

Evaluasi PIN Polio Kaltim: Upaya Maksimalkan Capaian Dosis Kedua

Meski Dinkes Kaltim mengalami kendala dalam proses pengarsipan karena kekurangan tenaga arsiparis, mereka tetap berusaha agar kegiatan pengarsipan berjalan lancar.

Rencananya, pada tahun 2024, Dinkes Kaltim akan memulai upaya penertiban arsip dengan penataan dan pengelolaan arsip yang belum terorganisir dengan baik.

Pengelola Kepegawaian Dinkes Kaltim, Ridwan Kasim mengungkapkan bahwa akan dialokasikan anggaran khusus untuk kegiatan pengarsipan.

Proses ini diakui tidak mudah dan melibatkan pembentukan panitia khusus, pemilahan arsip, penilaian dengan jadwal retensi arsip, serta pertimbangan apakah arsip akan dipermanenkan atau dimusnahkan, terutama dengan jumlah dan usia arsip yang cukup signifikan.

Baca Juga:

Dinkes Kaltim Waspadai Lonjakan Cacar Monyet, Pengawasan Bandara Diperketat

“Tahun 2024 akan menganggarkan untuk menyusun arsip dari tahun tertentu sampai tahun tertentu, setelah itu dilakukan pemilahan,” papas Ridwan, Kamis (9/11/2023).

Ridwan menambahkan bahwa setelah penataan dan pengelolaan arsip dilakukan dengan baik, Dinkes Kaltim dapat menyerahkan arsip kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kaltim.

Sebelum penyerahan, upaya penataan dan pengelolaan di record center OPD diperlukan agar arsip sudah teratur sebelum diserahkan.

“Kalau di Dinkes Kaltim, arsip yang sudah tertata melibatkan arsip Covid-19 dan arsip keuangan,” ucapnya.

Baca Juga:

Dinkes Kaltim Lakukan Vaksinasi Polio Serentak 23 Juli 2024